Documatica   

Invio postale, fax, email

Liberati dalla documentazione cartacea con un sistema completamente automatico di distribuzione dei documenti (fatture, estratti conto e qualsiasi altro tipo di documento), via posta, fax email e Posta Elettronica Certificata (PEC), che massimizza i tassi di consegna e offre enormi risparmi.

 

Puoi inviare automaticamente tutta la documentazione aziendale
Caricare i documenti da inviare via posta, fax, email e PEC è semplicissimo! Lo puoi fare dalle tue applicazioni tramite le nostre "API", via FTP, o manualmente, via web
 


Documenti Emessi

  • Fatture Attive
  • DDT attivi
  • Disposizioni di Pagamento
Documenti non fiscali
  • Offerte
  • Ordini
  • Conferme d’ordine


Invia i tuoi documenti via posta in modo sicuro

 
L'invio postale prevede la stampa e l'imbustamento automatici dei documenti e la consegna a destinazione via poste italiane o altro distributore primario.

Gestiamo consegne in posta massiva o prioritaria e stampe in bianco e nero o colore, fronte o fronte/retro. Il tutto sia in Italia che all'estero.

Puoi caricare documenti da spedire in diversi formati
 
 Puoi caricare documenti nei seguenti formati. I "metadati" sono le informazioni che useremo per indicizzare i documenti e decidere con che canale (posta, fax, email) spedire e rendere possibile la loro ricerca
  • file PDF con metadati
  • Spool "txt" di stampa, generati da sistemi informativi, ovvero un elenco strutturato di documenti in formato testo con separatori. Abbiamo una soluzione anche per AS/400.
La distribuzione è totalmente automatizzata

 
Tutte le operazioni di distribuzione sono automatizzate.
  • E' sufficiente associare ad un documento uno dei dati di spedizione (numero di fax, cap email) per far sì che il documento sia inviato automaticamente.
  • Controllo dei dati. Ad esempio, per le fatture: verifichiamo la sequenzialità, assenza di “buchi di numerazione”e la presenza dati obbligatori.
  • Generazione PDF  e formati fax, email e postalizzazione
  • Spedizione multicanale
  • Registro delle trasmissioni


Consulta l'esito delle trasmissioni via web
 
  • I documenti trasmessi e archiviati sono ospitati all’interno di DocuBank, e possono essere ricercati in base a tutti i dati di indicizzazione.
  • Puoi analizzare lo stato di trasmissione di ciascun documento
  • Puoi selezionare tutte le trasmissioni andate a buon fine o meno
  • Puoi effettuare la ritrasmissione dei documenti
Facile da integrare nelle applicazioni aziendali

   

Chi sviluppa applicazioni in azienda oppure offre soluzioni applicative/gestionali al pubblico trova nei nostri servizi l’estensione ideale per l’archiviazione e la conservazione documentale.

  • E' disponibile una ricca collezione di API accessibile via post http
  • E' disponibile un'interfaccia FTP automatizzata
  • Abbiamo una soluzione "client" già disponibile anche in ambiente AS/400

Trasmetti i documenti via fax in pochi minuti

 L'invio via fax prevede la generazione automatica del formato fax e la trasmissione (in Italia e all'estero), ttramite la nostra infrastruttura di messaggistica unificata, che offre tempi di consegna rapidissimi e trasmette già oggi milioni di messaggi ogni mese, per centinaia di aziende italiane.

Sono inclusi tutti i ritenativi di trasmissione e lo stato finale è facilmente consultabile via web.

Usa l'email per una trasmissione veloce e diretta
L'invio via email prevede la generazione automatica del messaggio email, in base al modello che è possibile specificare via web con, in allegato, il documento da trasmettere. E' incluso il tracking dell'apertura del messaggio da parte del destinatario.

Lo stato della trasmissione è consultabile via web.

Se il documento da spedire è sottoposto a conservazione sarà firmato elettronicamente ed è conforme al metodo di trasmissione previsto per la fattura elettronica.

Invio via PEC per dare valore legale alla consegna dei documenti
PEC

L'invio dei documento tramite Posta Elettronica Certificata con caselle email attestate su domini di proprietà di KQI (ad es. nome.cognome@keypec.com o nome.cognome@kmailer.it).  Il messaggio si può generare in automatico ed è personalizzabile in base a mittente, oggetto, e testo di accompagnamento del documento. Le ricevute di avvenuta consegna saranno visualizzabili dall'interfaccia web di Documatica. 

Le ricevute consegnate all’interno della cartella docubank_ricevute, creata nella casella PEC, hanno valore legale come prova di avvenuta consegna
Attivi il servizio in modo semplice e assistito
 

 La configurazione del servizio è semplificata al massimo e avviene totalmente via Web. Il pannello di configurazione che permette di specificare:

  • Le classi di documenti da spedire, ad es. fatture, ordini, estratti conto, ecc.
  • I metadati, ovvero i dati che saranno utilizzati per l’archiviazione e la distribuzione
  • Il layout con cui formattare un documento testuale (logo, fincatura, ecc.)
  • Le utenze abilitate al servizio